Ayuda del Menú de Contabilidad Software Contable Ciad
Contabilidad
Plan de cuentas
Con esta opción se despliega la pantalla visualizada a continuación con las siguientes características:
Código: En esta columna se despliegan los códigos correspondientes de cada cuenta contable.
Cuenta en Presupuesto: Se habilita esta casilla para asignar las cuentas de presupuesto
Código: En esta casilla se escriben los códigos de las partidas presupuestarias y en Nombre se ingresa el nombre de la cuenta
Flujo de Caja: En esta columna se colocarán vistos a las cuentas que intervengan en el flujo de caja, para que puedan aparecer en el informe respectivo.
Adicionalmente, en la parte inferior del plan de cuentas aparece una fila de botones con varias funciones relacionadas al mismo que son:
Busca la cuenta seleccionada
Imprime el Plan de Cuentas previo una vista del mismo como se presenta en la siguiente pantalla:
Permite crear una cuenta contable haciendo clic en el botón. Luego procedemos a escribir en la parte superior en la casilla Nombre el respectivo nombre de la cuenta contable.
Modifica la cuenta contable seleccionada.
Anula la cuenta contable seleccionada. Esta opción la podremos aplicar solo si las cuentas o subcuentas contables no tienen movimientos.
Botón Expandir.- Permite expandir el plan de cuentas
Botón Contraer.- Permite contraer el plan de cuentas
Asientos
Para ingresar a la opción Asientos debemos hacer clic en el menú Contabilidad y otro clic en Asientos o también presionando las teclas CTRL + S aparece la pantalla siguiente:
Al hacer clic en el ícono de Nuevo de la barra de herramientas podemos ingresar la información de un nuevo registro.
Tipo de Asiento.- En la parte superior de la pantalla se encuentra la ventana desplegable en la que podemos escoger el tipo de asiento (Asiento, Ingreso, Egreso, Nota de Débito, Nota de Crédito, Nota de Transferencia):
Número: Permite ingresar una numeración de asiento manual alternativa.
Descripción: Permite ingresar una descripción al asiento
Las opciones descritas arriba son parte del encabezado del asiento. Dentro del cuerpo mismo del asiento encontramos:
Código: Permite escoger una cuenta contable por código.
Descripción: Permite escoger una cuenta contable por nombre.
Debe y Haber: Permite ingresar los movimientos de las cuentas.
Detalle: Permite ingresar una descripción adicional por cada línea de asiento la misma que aparecerá en el mayor general de la cuenta luego de la Descripción principal del asiento.
Botón cheque: Imprime el cheque cuando el registro contable es un Egreso o Ingreso.
Nota: Permite ingresar una descripción adicional del asiento.
Código: Permite buscar un registro contable por el código identificador de tipo de asiento.
Número: Permite buscar un registro contable por el número identificador alternativo que digita el usuario.
Fecha: Busca un registro contable por la fecha de elaboración del mismo.
Luego de escoger un criterio de búsqueda se oprime el botón Buscar y automáticamente se despliega la pantalla solicitada.
Reportes de Contabilidad
Mayor General: Muestra todos los movimientos contables, cuenta por cuenta, realizados en un determinado período indicado por el usuario. En los criterios del centro de la pantalla de Reportes se puede escoger una determinada cuenta para que aparezca solo el mayor de dicha cuenta desactivando el visto en la opción Todas las Cuentas. Balance de
Comprobación: Muestra el balance de comprobación de la empresa a una determinada fecha determinada por el usuario.
Balance General y de Resultados: Muestra estos balances a una determinada fecha indicada por el usuario. En las opciones de la parte derecha de la pantalla de reportes aparecen los niveles que pueden ser activados independientemente para visualizar uno, varios o todos los niveles del balance y los títulos que tendrá cada nivel; los últimos bótones: el de Detalles muestra las cuentas de movimientos, mientras que el de Orden muestra las cuentas de orden que no aparecen normalmente en los balances.
Opción Avanzado
Si desea un detalle más especifico de los reportes, seleccione las opciones que se encuentra en la parte derecha de la pantalla.
Con esta opción podrá ver los balance en diferentes niveles.
Estado de Cuenta
Cada fila representa un movimiento de cuenta, y de cada una de ellas se pueden ver los siguientes datos:
Debe y Haber: Indican que clase de movimiento se hizo con la cuenta corriente en el asiento contable correspondiente.
Conf.: Significa confirmado y deberá ser seteado con un visto cuando se sepa que el movimiento bancario ha sido ya registrado en el banco; esto se puede saber a través del estado de cuenta que nos envía la entidad bancaria.
F. Confirma: Es la fecha de confirmación de un movimiento bancario.
Fecha: Es la fecha del asiento en donde se originó el movimiento bancario.
Código: En este casillero se digita el tipo de movimiento que se desea encontrar.
Descripción: Muestra la descripción que se ingresa en la transacción que originó el movimiento bancario.
Cheque: En este casillero se digita el número de cheque que se desea encontrar.
Número: Indica el número de retención correspondiente al asiento que originó el movimiento bancario, si la hubiere.
Impresión: Se escoge el rango de fechas del que se requiere la información, el número de cuenta y el reporte que se desea obtener
El botón Nuevo en esta pantalla esta desactivado, si se desea crear nuevas cuentas bancarias debera hacercelo por medio de Cuentas.
Edita ciertos contenidos de la cuenta bancaria como la confirmación de movimientos y rango de fechas.
Este botón aparece cuando se edita una cuenta y sirve para guardar los cambios realizados.
Este botón aparece cuando se edita una cuenta y sirve para deshacer los cambios realizados.
Cuentas
Banco: Permite escoger el banco al que corresponde la cuenta corriente según el listado que se muestra a continuación.
Si no existiera el banco dentro del listado, se lo puede crear mediante el botón 
o a través de la opción Bancos.
Número de Cuenta: Aquí se ingresa el número de la cuenta corriente.
Número de Cheque: Se debe ingresar el número de cheque de acuerdo a la chequera física que se tiene del banco y activar incrementar número para que el cheque aumente en 1 su numeración cada vez que se elabora un Egreso.
Código Contable: Permite escoger la cuenta contable a la que se ligará la cuenta corriente creada. Si es necesario crear la cuenta, el boton lleva directamente al Plan de Cuentas
Bancos
Desde aqui puede crear los bancos necesarios.
Nombre: Ingrese el nombre del banco
Código: Especifique un código para el banco
País: Ingrese el país de origen.
Depurar
Esta opción le permitirá depurar los errores contables, de una manera rápida, de las opciones que se muestran en la pantalla.
Desde, Hasta.- Ingresa las fechas correspondientes al período que desea corregir.
Asientos no Cuadrados.- Haga un clic sobre el botón y mostrará todos los asientos no cuadrados, con respecto a las fechas especificadas en la parte superior.
Cuentas no Asignadas.- Haga un clic sobre el botón y mostrará todos las cuentas no asignadas, esto es muy importante ya que sino está completa la asignación la generación de los asientos no será la adecuada.
Bloquear Asientos
Tal como se muestra en la pantalla, esta opción impide modificaciones anteriores a la fecha que se ingresa; si posteriormente se necesita editar un asiento, se deberá accesar a esta opción y activar el botón de Permitir.
Asignación de Cuentas
En esta opción del ménu se deben asignar las cuentas del plan de cuentas de la empresa a las cuentas maestras internas del sistema Ciad, esto con la finalidad de que los asientos autómaticos generados por compras, ventas, costos, gastos, inventarios o activos fijos afecten a las cuentas de la empresa correctamente.
| REPORTE | DETALLE |
| plancuentas.frx | En Plan de Cuentas en el botón Imprimir |
| diario_per.frx | En Asientos en el botón Imprimir |
| cheque.frx | En Asientos en el botón Cheque |
| asientos.frx | En Reportes de Contabilidad, opción Diario General, en el botón Aceptar |
| retencion_at.frx | En Reportes de Contabilidad, opción Diario General y activada la casilla de Retención , en el botón Aceptar |
| mayor_comp.frx | En Reportes de Contabilidad, opción Mayor General, en el botón Aceptar |
| balance_comp.frx | En Reportes de Contabilidad, opción Balance de Comprobación, en el botón Aceptar |
| balances.frx | En Reportes de Contabilidad, opción Balance de Comprobación y de Resultados, en el botón Aceptar |
| resumen_n_dc.frx | En Reportes de Contabilidad, opción Otros, en el botón Aceptar |
| estado_cuenta.frx | En el botón Impresora de la pantalla Estado de Cuenta, aparece una nueva pantalla con el botón Aceptar |
Preguntas Frecuentes
Cómo afecta contablemente un transferencia recibida y enviada de una sucursal a la matriz?
El asiento contable que se crea mueve las cuentas de Costo de venta (debe) a Mercaderia (haber).
Cómo asignar un proyecto a un asiento generado de una compra?
Escoger el proyecto en la Factura de Compra; al crear el asiento se generará en el asiento también.
Qué hacemos con el reporte cheque.frx cuando la empresa maneja 2 bancos con formatos totalmente diferentes?
Crear un formato alterno copiando los archivos cheque.frt y frx a cheque1.frt y cheque.frx imprimir un cheque con haciendo clic en el botón izquierdo del mouse sobre el icono impresora y el otro haciendo clic con el botón derecho.
Por qué no cuadra el Balance de Resultados?
Hay varias razones por las que no cuadra el balance:
- Existen cuentas no asignadas en los asientos.
- Hay asientos descuadrados.
- No se ha definido la cuenta de resultados en Archivo - Propiedades - Contabilidad en la Ficha cuentas en la la lista desplegable utilidad del Ejercicio.
Puede hacer cierre de período mensualmente ?
No, solo anualmente. Pero se puede hacer bloqueos de registros a cualquier fecha.
El archivo generado por Otros Resumen Retenciones tiene menos registros que las retenciones totales?
Las retenciones de ventas se globalizan por mes y por cliente, lo importante es que coindicen los valores totales.
Puedo modificar codigos de cuentas del plan de cuentas cuando ya existen movimientos?
Mediante el icono de Buscar se presenta una grilla del plan de cuentas. En esta pantalla se puede modificar las cuentas y los codigos, pero con la responsabilidad del usuario ya que cualquier modificacion que se hago sobre cuentas que ya tienen movimiento provocan resultados impredecibles. Los unicos cambios que se deberian hacer es de ortografia. No se puede cambiar una cuenta de detalle por una cuenta de grupo. No debe eliminar cuentas que tengan movimiento.
Qué efectos produce modificar el Plan de Cuenta desde la pantalla de búsqueda o desde Edición - Examinar - Cuentas, para que estas modificaciones solo se hagan bajo responsabilidad del Usuario?
Puede provocar varios efectos:
Si a una cuenta de movimiento se la hace de grupo, desaparecen en la pantalla de asientos las líneas correspondientes a estas cuentas.
Si se borra una cuenta desaparecen las líneas de los asientos relacionados con esta cuenta.
Si se cambia el código de la cuenta cambian todos los asientos de la cuenta anterior a la nueva cuenta.
Si se cambia la descripción de la cuenta cambian todos los asientos de la descripción anterior a la nueva descripción.
En que afecta el cierre de año?
El cierre de período cubre el paso del Balance de Apertura. La creación del nuevo año para el trabajo en la nueva empresa. Los Saldos Iniciales de cuentas por cobrar y pagar. Listados de Artículos, Clientes, Personal, Propiedades etc. Cuando se hace el cierre de período, no se puede modificar asientos ni facturas o pagos, en la empresa del año anterior porque estos cambios no serán reflejados en la empresa del presente año. En caso de ser necesario se debe corregir en la empresa del año pasado y en la actual.
En el reporte de mayor veo un saldo anterior al inicio del período ?
Esto se debe a un ingreso de una fecha erronea en un asiento, para ubicar la fecha erroneas dentro de la pantalla asientos, presione buscar y seleccione fechas, en la tabla que se presenta verifique que los primeros y últimos registros sean correctas.
Cómo cuadrar cuentas por cobrar, con los mayores?
Obtener el reporte de Mayor de la cuenta por cobrar y obtener el saldo al primer dia del período. Comparar este saldo con el Reporte Facturacion - Reportes - Resumenes - Cuenta por cobrar al primer dia del periodo. El saldo debe ser igual, continuar con este proceso incrementado la fecha hasta en los 2 reportes una dia a la vez. Si en un dia se encuentra una diferencia, en el debe, hay que obtener el reporte de las facturas del dia y comparar con el reporte del mayor (Totales o una a una) de ese dia si no existe en el mayor es porque esa factura no se contabilizo. La columna del haber se la debe comparar con el reporte de abonos recibidos si en este reporte el valor es mayor existe un abono que no está contabilizado.
Cuáles son las causas para que no cuadre el mayor de una cuenta por cobrar con el saldo de las cuentas?
Una factura se edito y se modifico su forma de pago de contado a credito o viceversa o se altero el valor y no se genero nuevamente el asiento
Cómo configurar las cuentas para que 5. sea egreso y 6. sea gasto?
En Archivo - Propiedades - Contabilidad en la ficha cuentas, poner en Egreso 5, 6 en Balance de resultados 4, 5, 6.
Cómo crear una cuenta de nivel superior en el plan de cuentas ejemplo 6. Gastos?
En Contabilidad - Plan de Cuentas, Presionar el icono de Buscar Registros, Presionar CTRL + Y para crear una linea llenar el codigo y la descripcion. Al cerrar esa pantalla se presenta un mensaje si desea grabar los cambios presionar Aceptar.
Cómo puedo hacer que los usuarios registren fechas solo de un período definido?
En Archivo - Propiedades - Contabilidad, en la Ficha Constantes digitar periodo desde y periodo hasta, con esto no podran ingresar fechas en los asientos diferentes a las del período dentro de la pantalla de asientos, los usuarios cuya seguridad (Edicion - Seguridad - Menu - Globales) tenga activada la opción Restringir Acceso entre fechas. Los asientos automáticos no tienen esta restricción y pueden ser creados en fechas diferentes.
Por qué la pantalla de asientos no calcula el total?
En Archivo - Propiedades - Contabilidad en la ficha Preferencias debe activar la opción Cálculo de Total Automático.
Puedo configurar los proyectos y los subproyectos para que se definan en cada una de las líneas de los asientos y no que globalmente?
En Archivo - Propiedades - Contabilidad en la ficha Preferencias debe activar las casillas Proyecto por Linea y SubProyecto por linea, después use la opción Actualizar Versión del menú Herrmientas.
Dónde defino las configuraciones iniciales de códigos y números para contabilidad?
En Archivo - Propiedades - Contabilidad en la ficha Numeración.
Cómo hago para que los asientos de las facturas se creen automáticamente?
En Archivo - Propiedades - Facturación ficha Contabilidad, activar la opción Crear asientos automáticamente. Al imprimir una Factura crea su asiento automáticamente.
Por qué en la pantalla de Reportes de Contabilidad aparece en Fecha inicial o Fecha Final fechas extrañas?
Al ingresar a la pantalla de reportes de Contabilidad se carga en Fecha inicial la mínima fecha que existe en los asientos ingresados, En fecha final la fecha máxima.
Al generar el Anexo Transaccional sale el mensaje: Longitud de refrendo debe ser de 16 caracteres?
Este problema se debe a que el comprobante está como Formulario Unico de Exportación, y dentro de la Ficha COA está la opción Transferencia de Bienes Marcada. Si es una exportación de servicios escoja Prestación de Servicios. Si es un bien debe llenar el número de refrendo dentro de la ficha COA.
En el estado de cuenta tengo unos movimientos que por un corte de energía no se grabaron, pero aparecen en la pantalla de Estado de Cuenta
Después de pasar las opciones de reparar índices vaya a Contabilidad - Depurar y haga un clic izquierdo y derecho en Anular Incompletos.
Error en el Anexo transaccional al generar 2 importaciones por el mismo valor y el mismo proveedor
Este es un problema del Anexo Transaccional del SRI, para corregir tengo que variar un centavo al total de la importación.
Cómo cambiar los porcentajes de retención?
Entrar a la opción Facturación - Artículo frente a la lista de desplegable de los Códigos del SRI, dar clic en el icono de la lupa, modificar el porcentaje (si se encuentra al día en la información) o agregarlo.
Cómo cambiar los porcentajes de retención? (Usuarios que no tienen el anexo transaccional)
Entrar a la opción Contabilidad - Transacciones frente a la casilla de los tres puntos modificar el porcentaje o agregarlo con CTRL + Y. También es necesario modificar el reporte Contabilidad - Reportes - Retencion_Per.frx para en la casilla donde esta la retención que dentro de la fórmula tiene "1%" cambiarlo a "2%".
Qué hago cuando no sale la cuenta de retención al crear el asiento?
Ir al artículo y codificar las cuentas en la parte de SRI por medio de los tres puntos.
No se puede modificar el número de asientos?
Dentro de Edición - Seguridad - Menú en la opción globales tiene que estar con visto en Recuperar Anulados.
Qué tipo de inventario maneja el sistema?
Permamente.