Ayuda del Menú Archivo del Software Contable Ciad
Nuevo
Esta opción es usada para crear una nueva empresa, se presenta la siguiente pantalla, en nombre digite el nombre de la empresa que va a crear, la empresa nueva no tiene que tener espacios en blanco.
Al terminar se presenta el mensaje empresa creada con éxito.
Abrir
Al ingresar al sistema contable Ciad o si desea cambiar la empresa con la que esta trabajando es necesario usar la opción Archivo - Abrir escoger la empresa deseada y presionar Select. El nombre de la empresa abierta se ve en la barra de titulo del programa ciad. La pantalla es similar a la siguiente
Al abrir la empresa se habilitan las opciones del programa.
Guardar
Para obtener un respaldo de la información presione el Menú Archivo y escoja la opción Guardar. En la parte superior de la pantalla vera los archivos que se van copiando al terminar vera el mensaje Acción Terminada.
Los archivos se guardan en la carpeta [guardar] que esta en el directorio c:\Ciad2000\Empresa2010\ Asumiendo que su empresa tenga el nombre Empresa2010.
Importar Exportar
Esta opcion es usada cuando se desea copiar datos de una empresa a otra, por ejemplo para importar las facturas de una sucursal a la matriz.
Importante: Antes de usar esta opcion debe tener un respaldo de la informacion.
Esta opcion es usada para subir informacion de Excel al sistema, la informacio que puede ser migrada es Plan de Cuentas, Articulos, Clientes, Proveedores. Inventario.
Origen: Especifique la ruta de la empresa de donde copiará la información
Destino: Especifique la ruta de la base de datos donde se copiaran los datos.
Esta opcion es usada para exportar la informacion de los articulos al formato HTML, con esto puede tener actualizada su página web con informacion actualizada de sus productos y sus precios.
Propiedades
Ficha: Empresa
Ingrese los datos generales de la empresa, representante, contador. Estos datos aparecen en todos los reportes que genera el sistema.
Ficha: Cuentas
Período: Indica el período contable en el que se trabajará con la empresa.
Utilidad: Indica la cuenta contable que se utilizará para ubicar la utilidad del período actual, la cual servirá para que el balance general y el de resultados cuadren.
Balance de Resultados, Balance General, Ingresos, Egresos: Aquí se ingresarán los números de grupos del Plan de Cuentas correspondientes a cada título para que los balances aparezcan con las cuentas correctas de acuerdo al Plan de Cuentas de cada empresa.
Ficha: Constantes
Período Desde, Período Hasta: Indica el período contable en el que se trabajará con la empresa.
En las casillas Iva, Impuesto a la Renta podrá especificar el porcentaje de cada uno.
Ficha: Preferencias
En esta ficha puede escoger las opciones que necesite de acuerdo a sus necesidades, por ejemplo:
Proyecto por línea.- Si está habilitado permite elegir un proyecto en cada línea de un asiento contable.
Subproyecto por línea.-Cumple la misma función de proyecto por línea
Imprimir retenciones sin vista previa.- El reporte se imprime directamente sin mostrarlo primero en pantalla.
Ficha: Numeración
Primera Columna: Es el nombre del comprobante
Segunda Columna: Abreviatura que representa al comprobante y puede ser cambiada de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Tercera Columna: Es el número del comprobante que genera el sistema, y por lo general debe coincidir con los comprobantes preimpresos que posea la empresa.
Cuarta Columna: Permite definir el número de copias que se imprimirán de cada comprobante.
Ficha: Empresa
Ingrese los datos generales de la empresa, representante, contador. Estos datos aparecen en todos los reportes que genera el sistema.
Ficha: Contabilidad
Copia notas a contabilidad.- Copia automáticamente la nota de la factura al asiento generado por la misma factura.
Copia número de factura a contabilidad.- Permite arrastrar el número de factura al asiento generado por la misma de manera automática.
Mostrar vendedor en contabilidad.- Arrastra el nombre de vendedor.
Iva.- tiene la misma función que la casilla del Ice.
Ficha: Numeración
Número: Es el número del comprobante que genera el sistema, y por lo general debe coincidir con los comprobantes preimpresos que posea la empresa.
Código: Abreviatura que representa al comprobante y puede ser cambiada de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Ficha: Costos
En esta ventana seleccione los criterios de acuerdo a sus preferencias, si marca la casilla la opción está habilitada, caso contrario no sufrirá ningún cambio.
Ficha: Facturación
Alerta de saldo mínimo.- Muestra un mensaje de advertencia el momento de facturar, en el cual se indica que la existencia en inventario está por debajo de la cantidad mínima predeterminada en artículos.
Impide Saldos Negativos.-Si están marcadas las casillas, impedirá facturar un artículo que no tenga existencia en inventario.
Precio de Venta por Cantidad.-Predefine los precios de venta en función de la cantidad que se venda de cada artículo.
Decimales.- En esta pantalla se pueden definir los número decimales que apareceran en la factura de manera independiente en las instancias mostradas en la figura de arriba.
Ficha: Ver
Desde esta pantalla podrá incorporar columnas a la factura de acuerdo a lo que haya seleccionado.
Por ejemplo, si habilita la opción Mostrar Bodega, notará que en la pantalla de ventas se añade la columna Bodega, tambien en las pantallas de ingreso y egreso de bodega aparecerá esta columna lo que permitirá elegir la bodega por línea.
Ficha: Predefinido
Impide copiar facturas.- no podrá copiar ningún registro de la factura.
Permitir Pago en Exceso.- Los pagos pueden ser mayores que el valor de la factura. Sino está habilitada el total de la factura no puede ser menor que lo pagado.
Exigir Vendedor.- No permitirá grabar la factura si no ha ingresado el vendedor.
Incluir Iva en compra, Incluir Iva en Venta.- Predefine el precio establecido por artículo para que incluya el IVA al momento de la facturación.
Inicio de sesión de usuario
En esta pantalla se puede cambiar el usuario del sistema.
Configurar Impresión
Escoge la impresora predefinida que se usará para imprimir los reportes.
Salir
Sale del sistema y le permite obtener un respaldo de su informacion. Si presiona No sale sin respaldar los cambios, con cancelar no sale del sistema, si presiona Si obtiene un respaldo de su informacion en la carpeta Respaldo dentro de la carpeta c:\ciad2000\INFOELECTGYE.
Preguntas Frecuentes
Por qué no se puede exportar a excel?
La Versión Profesional no tiene acceso a este tipo de Reportes.
Cómo respaldo la información?
El respaldo de la informacion se la realiza copiando la carpeta de la empresa del directorio c:\Ciad2000\Empresa a otro directorio o comprimiendo la carpeta Empresa. Otra opción es ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar.
Cómo creo una nueva empresa?
Con el icono de la hoja en blanco de la barra de herramientas.
Con el menú Archivo y la opción nuevo.
Copiando la carpeta de una empresa existente.
Cómo abro una empresa?
Con el icono de la carpeta abierta de la barra de herramientas o con el menú Archivo - Abrir.
Cómo importo datos de otros programas?
Con el menú Archivo - Importar Exportar - Importar de otros programas, se ingresa la clave y se presentan los diferentes programas desde los cuales se puede subir información.
Cómo exportar datos de sucursales con archivos pequeños?
En la sucursal crear una empresa (ej. Destino1) usar lo función Archivo - Importar - Importar de Ciad en origen se va a colocar automáticamente el nombre de la empresa y en destino ponga el nombre de la empresa destino (ej. Destino1) Ponga un visto en Borra destino (Asegurese que se ha seleccionado adecuadamente las empresas de origen y destino en caso de hacerlo mal puede borrar toda la información de una empresa con datos) seleccione las fechas dentro de las que desea enviar los datos. Presione los botones de lo deseado Asientos, Facturas, Pagos.
Cómo exportar datos de cualquier tabla a Excel?
Abrir la tabla deseada con Edicion - Examinar y escogerla de la lista (ej. Articulo). Para exportarla escoger la opcion Archivo - Importar Exportar - Exportar a Excel con esto se generara un archivo con el nombre de la tabla y la extensión xls (ej. Articulo.xls) dentro de la carpeta de la empresa.
Qué es el tiempo incremental?
Archivo - Propiedades - Contabilidad en la ficha Constantes, es el tiempo en el que en una lista desplegable la lista de articulos en las facturas y el plan de cuentas en Asientos espera por una nueva tecla para buscar en la lista desplegable. Esto permite escribir más lento en la lista. No debe usarse un valor muy alto porque si se comete un error tendrá que esperar mucho tiempo para corregirlo.
Por qué desaparece la barra de Herramientas?
La barra de herramientas de la pantalla se sube a la barra de herramientas de la pantalla principal cuando se activa la opción Archivo - Propiedades - Contabilidad en la ficha Preferencias, Ocultar barra de herramientas.
Cómo paso datos del SAFI al CIAD?
En Archivo - Propiedades - Importar Exportar - Importar de Otros programas - se ingresa la contraseña, escoja la Ficha SAFI, se puede pasar Cuentas, Asientos, Artículos, Facturas, Clientes, Proveedores.
Error al salir del sistema?
Cuando se cierra el sistema (Archivo - Salir, Desea Guardar los cambios) sale un mensaje de error. Esto no es importante por que lo que indica es que un archivo esta abierto (este archivo tiene el listado de los archivos que debe respaldar).
Al ingresar al programa (en un terminal) tengo el mensaje acceso al archivo denegado (en el servidor si funciona)
Comprueba que la carpeta c:\Ciad2000\ en el servidor este compartida y con el acceso de lectura y escritura para el usuario de windows del terminal (o para todos mas fácil).